Formation Assistant(e) : organiser un événement professionnel réussi
Maîtrisez les étapes clés pour planifier, coordonner et réussir vos événements professionnels. Apprenez à gérer le budget, la logistique et la communication. Développez une approche méthodique pour l'organisation d'événements impactants et sans stress. Une formation essentielle pour toute assistante et assistant.
Maîtriser les étapes clés de la planification événementielle stratégique
Gérer le budget d'événement avec efficacité
Coordonner la logistique et les prestataires pour un événement réussi
Développer une approche de communication efficace pour un événement impactant
Programme détaillé
8 modules · 14 heures
01
Fondamentaux de l'événementiel professionnel
—Définir les objectifs de l'événement et les formats (séminaire, conférence, salon).
—Identifier le public cible et ses attentes spécifiques.
—Établir le cahier des charges initial et les contraintes.
02
Planification stratégique et rétroplanning détaillé
—Définir des objectifs clairs et mesurables pour l'événement
—Établir un calendrier des tâches avec des échéances spécifiques
—Identifier les ressources nécessaires et les assigner efficacement
—Anticiper les risques et prévoir des solutions adaptées
—Mettre en place un système de suivi et d'évaluation des progrès
03
Maîtrise budgétaire de l'événement
—Établir un budget prévisionnel détaillé pour l'événement
—Identifier les postes de dépenses et sources de revenus
—Suivre les dépenses en temps réel pour éviter les dépassements
—Négocier avec les fournisseurs pour optimiser les coûts
—Évaluer le retour sur investissement de l'événement postérieur
04
Sélection et gestion des prestataires
—Identifier les acteurs clés (lieu, traiteur, technique, etc.).
—Rédiger des appels d'offres et comparer les propositions.
—Négocier les contrats et les clauses essentielles.
05
Logistique et technique de l'événement
—Organiser l'aménagement de l'espace et le matériel nécessaire.
—Prévoir la gestion des flux (accueil, signalétique, sécurité).
—Anticiper les besoins techniques (son, lumière, vidéo).
06
Communication et promotion de l'événement
—Définir la stratégie de communication pré-événement.
—Utiliser les canaux pertinents (invitations, réseaux sociaux, presse).
—Gérer les inscriptions et les relances.
07
Jour J : Gestion et résolution d'imprévus
—Anticiper les imprévus avec une check-list de scénarios possibles
—Mettre en place une communication de crise claire et réactive
—Former l'équipe à la gestion des conflits et des tensions
—Établir des contacts d'urgence avec les prestataires clés
—Évaluer les incidents post-événement pour améliorer les futures actions
08
Évaluation et suivi post-événement
—Mesurer la satisfaction des participants et des parties prenantes.
—Évaluer le retour sur investissement (ROI).
—Réaliser le bilan qualitatif et les retours d'expérience.
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—### Compétences Acquises
Le conseil de l'expert
L'un des objectifs pédagogiques majeurs de cette formation est de maîtriser les étapes clés de la planification événementielle stratégique. Cela inclut la création d'un rétroplanning détaillé, essentiel pour garantir que chaque aspect de l'événement soit pris en compte et traité à temps. Cette compétence est cruciale pour éviter les imprévus et assurer la fluidité de l'événement, un enjeu souvent négligé par les organisateurs débutants.
Un défi fréquent rencontré par les participants à des formations similaires est la gestion inefficace du budget d'événement. Beaucoup d'apprenants se retrouvent souvent désemparés face à la multitude de dépenses à anticiper et à la nécessité de faire des choix stratégiques. Cette formation aborde spécifiquement cet aspect, permettant aux participants de développer des compétences pratiques en matière de maîtrise budgétaire, ce qui est un atout déterminant pour la réussite d'un événement.
Ce qui distingue notre programme des autres approches est son focus sur une intégration harmonieuse des différents modules, notamment la coordination logistique et la communication autour de l'événement. Les participants acquerront non seulement des connaissances théoriques, mais aussi des outils pratiques et des études de cas concrets, les préparant à affronter des situations réelles avec confiance et compétence. Cette approche holistique garantit une compréhension approfondie des enjeux et des défis spécifiques à l'événementiel professionnel.
Pour tirer le maximum de cette formation, il est recommandé de venir avec un projet d'événement en tête, qu'il soit réel ou fictif. Cela vous permettra de mettre en pratique immédiatement les concepts abordés, en intégrant les techniques de planification, de gestion budgétaire et de communication au fil des modules. N'hésitez pas à poser des questions et à partager vos expériences, car l'échange entre participants enrichit considérablement l'apprentissage. Votre engagement actif sera la clé de votre succès.
Pourquoi choisir cette formation en office manager, assistant(e), secrétaire
🎯
Maîtrise des étapes clés
Apprenez à maîtriser chaque étape de la planification événementielle stratégique, garantissant un déroulement sans accroc pour vos événements.
💰
Gestion budgétaire efficace
Développez des compétences pratiques pour gérer le budget de votre événement avec précision, maximisant ainsi le retour sur investissement.
🔗
Coordination des prestataires
Acquérez les techniques nécessaires pour sélectionner et gérer efficacement les prestataires, assurant la qualité et le succès de votre événement.
📅
Rétroplanning détaillé
Élaborez un rétroplanning précis qui vous permettra de garder le contrôle sur chaque aspect logistique de votre événement.
📣
Communication impactante
Développez une stratégie de communication efficace pour promouvoir votre événement et attirer l'attention de votre public cible.
✨
Événements mémorables
Transformez vos compétences en organisation d'événements en créant des expériences mémorables qui marquent les esprits et renforcent votre image professionnelle.
Compétences acquises
Planification événementielle stratégique
Établir les objectifs, le cahier des charges et un rétroplanning détaillé pour tout événement professionnel, en anticipant les ressources nécessaires et les échéances.
Gestion budgétaire d'événement
Élaborer, suivre et optimiser le budget d'un événement, de la recherche de prestataires à la négociation des coûts, pour assurer la rentabilité et le respect des enveloppes.
Coordination logistique et prestataires
Sélectionner, contractualiser et coordonner efficacement l'ensemble des prestataires et de la logistique (lieu, technique, accueil) pour un déroulement fluide et sécurisé.
Communication et évaluation post-événement
Concevoir et déployer une stratégie de communication événementielle, gérer les inscriptions et mesurer le succès de l'événement via des indicateurs pertinents.
Public, prérequis et modalités
Public visé
Assistants(es) de direction/manager
Toute personne en charge d'événements
Futurs organisateurs d'événements
Collaborateurs polyvalents
Prérequis
Aucun prérequis spécifique, cette formation est ouverte à toutes les assistantes et assistants
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue à travers des activités pratiques et des exercices
Soutenance finale pour évaluer la maîtrise des compétences
Retour d'expérience et des conseils pour améliorer les compétences
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
« Après la formation, un participant a élaboré un rétroplanning détaillé pour un événement, garantissant que tous les éléments étaient en place pour le jour J. »
« Un autre a réussi à négocier des contrats avantageux avec des prestataires, appliquant les techniques d'appel d'offres apprises. »
Questions fréquentes
* Aucun prérequis technique ou de diplôme n'est nécessaire.
* Une expérience professionnelle de base à un poste d'assistant(e) ou de collaborateur est recommandée.
* Une bonne maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur) est un plus (niveau utilisateur).
* L'accès à un ordinateur connecté et à internet est indispensable pour suivre la formation en ligne.
* Un ordinateur (PC ou Mac) doté d'une connexion internet stable.
* Un micro-casque ou des écouteurs avec microphone pour les sessions interactives.
* Une webcam (facultatif mais recommandé pour une meilleure interaction).
* Un navigateur web récent (Chrome, Firefox, Edge, Safari).
* Logiciels bureautiques de base (pack Office ou équivalent, pour les exercices pratiques).
* Bloc-notes et stylo pour la prise de notes.
5 tests d'évaluation sont proposés à l'apprenant en fin de formation pour connaître son niveau sur chaque compétences visées.
Plateforme et contenus e-learning à disposition.
Test de positionnement Quizz &
Evaluations
Nous vous recevons lors d’un rendez-vous d’information préalable gratuit et confidentiel en visioconférence pour analyser vos besoins et co-construire votre parcours personnalisé.
Chaque demande s’accompagne de la remise d’une convention ou d’un contrat précisant l’ensemble des informations relatives à la formation (Tarifs, calendrier, durée, lieu…). Ce contrat/convention sera transmis électroniquement par email.
A partir de l’accord de prise en charge par le financeur sollicité, le bénéficiaire peut démarrer sous un délai de 11 jours ouvrés.
Si vous financez votre parcours de formation par vos propres moyens, alors le délai d'accès est immédiat. Vous pouvez entrer en formation tout au long de l’année.
♿️ Nous accueillons les personnes en situation de handicap. Les conditions d’accessibilité aux personnes handicapées sont inscrites sur le site imi-education.fr, rubrique Accessibilité.
Saskia Cazettes
Pour tout renseignement : 07 80 91 06 14 / saskia.c@imi-executive-solutions.com
23 mars 2026
La formation alterne apports théoriques, mises en situation pratiques et échanges entre participants. Chaque concept est directement appliqué via des exercices concrets et des cas réels.
Oui, chaque participant reçoit un support de cours complet (format numérique et/ou papier) qu'il peut conserver à l'issue de la formation.
Certaines de nos formations sont éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF). Consultez la fiche formation ou contactez-nous pour vérifier l'éligibilité.
Plusieurs dispositifs de financement existent : CPF, OPCO, plan de développement des compétences, financement individuel. Notre équipe peut vous accompagner dans vos démarches.
Oui, notre équipe reste disponible pour toute question post-formation. Vous bénéficiez également d'un accès à nos ressources en ligne pendant 6 mois après votre parcours.
Cette formation couvre les compétences suivantes : planification événementielle stratégique, gestion budgétaire d'événement, coordination logistique et prestataires, communication et évaluation post-événement.
Cette formation est destinée à toutes les assistantes et assistants qui souhaitent améliorer leurs compétences en organisation d'événements professionnels.
Cette formation dure 14 heures et se déroule en présentiel.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
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