Formation Maîtriser Outlook : Organiser, Automatiser et Collaborer Efficacement avec la Messagerie
Perfectionnez vos compétences Outlook. Optimisez la gestion de vos mails, calendriers et contacts. Automatisez les tâches répétitives. Collaborez efficacement avec vos équipes. Gagnez en productivité. Maîtrisez les fonctionnalités avancées d'Outlook pour une communication fluide.
Apprendre à optimiser la gestion des emails et à automatiser les tâches
Maîtriser les fonctionnalités avancées de gestion des calendriers et des réunions collaboratives
Structurer et exploiter les contacts et les tâches partagées
Personnaliser Outlook pour renforcer la productivité
Programme détaillé
8 modules · 14 heures
01
Maîtrise avancée de la gestion des e-mails
—Paramétrage avancé des comptes et archives
—Organisation des mails : dossiers personnels, recherche instantanée
—Gestion des affichages et personnalisation de l'interface
—Utilisation des catégories et drapeaux pour le suivi
02
Automatisation et productivité avec les e-mails
—Création et gestion des règles complexes (déplacer, répondre, son)
—Utilisation des alertes de bureau et notifications personnalisées
—Création et insertion rapide d'éléments (quick parts)
—Modèles d'e-mails et signatures multiples avancées
03
Gestion optimisée du calendrier et des réunions
—Création et modification d'événements complexes et récurrents
—Partage et autorisation de calendriers avec les collaborateurs
—Planification de réunions avec l'Assistant Planification et ressources
—Gestion des réponses aux invitations et suivi des participants
04
Collaboration avancée via le calendrier et les tâches
—Gestion des multiples calendriers (équipe, projet)
—Création et affectation de tâches à des collaborateurs
—Suivi et mise à jour de l'avancement des tâches partagées
—Utilisation des demandes de réunion avec espace de travail
05
Gestion professionnelle des contacts et des personnes
—Création et organisation des contacts et groupes de contacts
—Importation et exportation de contacts depuis/vers d'autres sources
—Personnalisation de l'affichage des contacts et des cartes de visite
—Liaison des contacts avec des activités (e-mails, réunions)
06
Communiquer et collaborer efficacement avec Outlook
—Utilisation des listes de diffusion et publipostage
—Partage d'informations Outlook (dossiers, agenda, contacts)
—Intégration d'Outlook avec Teams et d'autres applications Microsoft 365
—Gestion des délégations d'accès à la boîte aux lettres
07
Sécurité, sauvegarde et maintenance dans Outlook
—Gestion des indésirables et des expéditeurs bloqués
—Sauvegarde et restauration des données (fichiers PST/OST)
—Archivage automatique et manuel des anciens éléments
—Gestion de l'espace de stockage et nettoyage de la boîte aux lettres
08
Personnalisation avancée et résolution de problèmes
—Personnalisation de l'interface utilisateur et du ruban
—Création et utilisation des macros simples pour l'automatisation
—Utilisation du volet de Navigation et des dossiers de recherche
—Diagnostic des problèmes courants et optimisation des performances
Le conseil de l'expert
L'un des objectifs pédagogiques clés de notre formation "Maîtriser Outlook : Organiser, Automatiser et Collaborer Efficacement avec la Messagerie" est d'apprendre à optimiser la gestion des emails. De nombreux professionnels se retrouvent débordés par un flot constant de messages, ce qui nuit à leur efficacité. Cette formation vise à donner les outils nécessaires pour transformer cette charge en une gestion fluide et productive.
Un défi courant que rencontrent les apprenants dans l'utilisation d'Outlook est la difficulté à automatiser les tâches répétitives et à structurer efficacement leur calendrier. Beaucoup se perdent dans la multitude de fonctionnalités disponibles, ce qui peut entraîner une perte de temps et une frustration accrue. Cette formation s'attaque à ce problème en offrant des solutions concrètes et des méthodes éprouvées pour maximiser la productivité.
Ce qui distingue notre approche, c’est l'accent mis sur la collaboration avancée via le calendrier et les tâches. Contrairement à d'autres formations qui se concentrent uniquement sur les fonctionnalités de base, nous proposons une immersion dans des techniques pratiques et des scénarios réels qui permettent de tirer le meilleur parti d'Outlook, en intégrant la dimension collaborative essentielle dans un environnement de travail moderne.
Pour tirer le maximum de cette formation, nous vous encourageons à venir avec des scénarios concrets issus de votre quotidien professionnel. Identifiez les défis que vous rencontrez avec Outlook et soyez prêt à les partager. Cela vous permettra de bénéficier des échanges et des conseils personnalisés durant la formation, rendant votre apprentissage encore plus pertinent et applicable.
Pourquoi choisir cette formation en télétravail, management et organisation
🎯
Gestion avancée des e-mails
Maîtrisez des techniques avancées pour gérer vos e-mails efficacement, réduisant ainsi le temps perdu et améliorant votre réactivité.
⚙️
Automatisation des tâches répétitives
Découvrez comment automatiser vos processus avec Outlook pour libérer du temps et vous concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
📅
Optimisation du calendrier
Apprenez à gérer vos réunions collaboratives avec des outils avancés, facilitant la coordination des équipes, même à distance.
🤝
Collaboration renforcée
Exploitez les fonctionnalités avancées de partage de tâches et de contacts pour favoriser une collaboration fluide au sein de votre équipe.
📇
Structuration des contacts
Organisez et gérez vos contacts efficacement, en utilisant les outils Outlook pour créer un réseau professionnel solide.
🚀
Personnalisation pour la productivité
Apprenez à personnaliser Outlook selon vos besoins, augmentant ainsi votre productivité et votre confort d'utilisation au quotidien.
Compétences acquises
Optimiser la gestion des emails et automatiser les tâches
Maîtriser les fonctionnalités avancées d'organisation (règles, classifications, recherches) pour traiter efficacement un grand volume d'emails et automatiser les actions répétitives.
Exploiter le calendrier pour planifier, partager et collaborer sur des événements et réunions complexes, en utilisant les outils de planification et les options de partage avancées.
Structurer et exploiter les contacts et tâches partagées
Organiser professionnellement les contacts et groupes. Créer, assigner et suivre des tâches pour une collaboration fluide et une visibilité accrue sur les projets.
Personnaliser Outlook et renforcer la productivité
Configurer l'interface d'Outlook, utiliser les raccourcis et intégrer Outlook avec d'autres applications pour une communication fluide et une productivité accrue.
Public, prérequis et modalités
Public visé
Professionnels souhaitant optimiser Outlook
Assistants/es et secrétaires
Managers et chefs de projet
Indépendants et petites entreprises
Prérequis
Aucun prérequis spécifique
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue à travers les exercices et les projets pratiques
Évaluation finale pour mesurer les acquis
Retour d'expérience et conseils pour améliorer votre pratique
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
« Après la formation, un participant a optimisé son utilisation d'Outlook en automatisant la gestion des e-mails, ce qui a considérablement amélioré sa productivité. »
« Un autre a mis en place des calendriers partagés pour son équipe, facilitant ainsi la planification des réunions. »
Questions fréquentes
- Maîtrise des fonctions de base d'Outlook (envoi/réception e-mails, gestion simple calendrier).
- Familiarité avec l'environnement Windows ou MacOS.
- Notions de bureautique générale.
- Un ordinateur (PC ou Mac) avec une version récente de Microsoft Outlook installée (Outlook 2016, 2019, 365).
- Une connexion internet stable.
- Un casque audio avec microphone pour les formations à distance.
5 tests d'évaluation sont proposés à l'apprenant en fin de formation pour connaître son niveau sur chaque compétences visées.
Plateforme et contenus e-learning à disposition.
Test de positionnement Quizz &
Evaluations
Nous vous recevons lors d’un rendez-vous d’information préalable gratuit et confidentiel en visioconférence pour analyser vos besoins et co-construire votre parcours personnalisé.
Chaque demande s’accompagne de la remise d’une convention ou d’un contrat précisant l’ensemble des informations relatives à la formation (Tarifs, calendrier, durée, lieu…). Ce contrat/convention sera transmis électroniquement par email.
A partir de l’accord de prise en charge par le financeur sollicité, le bénéficiaire peut démarrer sous un délai de 11 jours ouvrés.
Si vous financez votre parcours de formation par vos propres moyens, alors le délai d'accès est immédiat. Vous pouvez entrer en formation tout au long de l’année.
♿️ Nous accueillons les personnes en situation de handicap. Les conditions d’accessibilité aux personnes handicapées sont inscrites sur le site imi-education.fr, rubrique Accessibilité.
Saskia Cazettes
Pour tout renseignement : 07 80 91 06 14 / saskia.c@imi-executive-solutions.com
23 mars 2026
La formation alterne apports théoriques, mises en situation pratiques et échanges entre participants. Chaque concept est directement appliqué via des exercices concrets et des cas réels.
Oui, chaque participant reçoit un support de cours complet (format numérique et/ou papier) qu'il peut conserver à l'issue de la formation.
Certaines de nos formations sont éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF). Consultez la fiche formation ou contactez-nous pour vérifier l'éligibilité.
Plusieurs dispositifs de financement existent : CPF, OPCO, plan de développement des compétences, financement individuel. Notre équipe peut vous accompagner dans vos démarches.
Oui, notre équipe reste disponible pour toute question post-formation. Vous bénéficiez également d'un accès à nos ressources en ligne pendant 6 mois après votre parcours.
Cette formation vous permettra d'améliorer votre productivité, d'optimiser votre gestion des emails et de renforcer votre efficacité professionnelle.
Vous apprendrez à optimiser la gestion des emails, à automatiser les tâches, à gérer efficacement les calendriers et les réunions collaboratives, à structurer et exploiter les contacts et les tâches partagées, et à personnaliser Outlook pour renforcer la productivité.
Oui, vous obtiendrez un certificat de participation à la fin de la formation, ainsi qu'un soutien pour obtenir un certificat Qualiopi si nécessaire.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
Demandez un devis pour la formation Maîtriser Outlook : Organiser, Automatiser et Collaborer Efficacement avec la Messagerie
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