Formation Maîtriser Outlook pour une organisation et efficacité accrues au quotidien
Apprenez à organiser vos e-mails, gérer votre calendrier et optimiser vos tâches avec Outlook. Améliorez votre productivité, gagnez du temps et soyez plus efficace. Découvrez les fonctionnalités avancées pour une gestion professionnelle. Formation pratique pour une maîtrise complète de l'outil.
Organiser sa boîte de réception Outlook pour une gestion efficace des e-mails
Planifier et gérer son temps avec le calendrier Outlook pour une meilleure organisation
Optimiser la gestion des tâches et des contacts pour une productivité accrue
Automatiser des actions et sécuriser les données Outlook pour une protection des informations
Programme détaillé
8 modules · 14 heures
01
Découverte et Personnalisation d'Outlook
—Présentation de l'interface Outlook : volets, ruban, modes d'affichage.
—Personnalisation de l'interface et des barres d'accès rapide.
—Configuration des comptes de messagerie (POP, IMAP, Exchange).
02
Gestion Avancée des E-mails
—Création, envoi et réception de messages (options avancées).
—Gestion des pièces jointes et des signatures électroniques.
—Utilisation de la mise en forme conditionnelle des messages.
03
Organisation Efficace de la Boîte de Réception
—Classement des e-mails avec les dossiers et les catégories.
—Utilisation des règles de messages pour l'automatisation du tri.
—Nettoyage de la boîte de réception et archivage des e-mails.
04
Maîtrise du Calendrier Outlook
—Création et gestion de rendez-vous, réunions et événements.
—Partage de calendriers et gestion des droits d'accès.
—Calendriers multiples et affichages avancés du calendrier.
05
Optimisation des Tâches et des Rappels
—Création, suivi et organisation des tâches.
—Affectation de tâches et gestion des rappels.
—Conversion d'e-mails en tâches ou en rendez-vous.
06
Gestion des Contacts et de la Communication
—Création et gestion des contacts et des groupes de contacts.
—Utilisation du carnet d'adresses global et des listes de diffusion.
—Suivi des communications avec les contacts.
07
Recherche Avancée et Fonctions de Productivité
—Utilisation de la recherche instantanée et des dossiers de recherche.
—Création et utilisation des Actions rapides pour automatiser des tâches.
—Paramétrage et utilisation des alertes et notifications.
08
Sécurité, Sauvegarde et Bonnes Pratiques
—Gestion du courrier indésirable et des expéditeurs bloqués.
—Sauvegarde et restauration des données (fichier .pst).
—Bonnes pratiques pour une utilisation quotidienne et sereine d'Outlook.
Le conseil de l'expert
Un des objectifs pédagogiques clés de cette formation est l'organisation efficace de la boîte de réception Outlook. Dans un environnement professionnel où les e-mails affluent constamment, il est essentiel de savoir comment les gérer pour éviter la surcharge d'informations. Les participants apprendront à créer des règles, des catégories et des dossiers, permettant ainsi une gestion fluide et rapide de leurs messages.
Un défi fréquent rencontré par les apprenants est la difficulté à prioriser les e-mails importants et à éviter les distractions causées par une boîte de réception encombrée. Beaucoup se retrouvent submergés par la masse d’informations, ce qui nuit à leur efficacité. Cette formation vise à surmonter cet obstacle en enseignant des techniques concrètes pour trier, organiser et traiter les e-mails de manière proactive.
Ce qui distingue cette formation des autres approches est son contenu axé sur des solutions pratiques et personnalisables. En plus de la gestion des e-mails, nous intégrons des modules sur la planification avec le calendrier et l'optimisation des tâches, offrant aux participants une vue d'ensemble sur la gestion de leur temps et de leurs ressources. Cette approche holistique garantit que les compétences acquises sont immédiatement applicables dans le quotidien professionnel.
Pour tirer le maximum de cette formation, nous recommandons aux participants de venir avec une liste de leurs défis spécifiques liés à l'utilisation d'Outlook. En partageant ces situations concrètes, ils pourront bénéficier d'exemples et de solutions adaptés à leurs besoins. L'engagement dans ces échanges enrichira leur apprentissage et leur permettra de repartir avec des outils directement exploitables pour améliorer leur productivité au quotidien.
Pourquoi choisir cette formation en bureautique et outils de productivité
📧
Gestion Efficace des E-mails
Apprenez à organiser votre boîte de réception avec des techniques avancées pour réduire le stress lié à la surcharge d'e-mails.
🗓️
Calendrier Optimisé
Maîtrisez la planification avec le calendrier Outlook pour maximiser votre temps et respecter vos délais sans effort.
✅
Tâches et Rappels Simplifiés
Découvrez comment gérer vos tâches et rappels efficacement pour ne jamais perdre de vue vos priorités.
🔒
Sécurisation des Données
Apprenez à automatiser des actions tout en protégeant vos informations sensibles grâce aux fonctionnalités de sécurité d'Outlook.
🤝
Gestion des Contacts Simplifiée
Optimisez la gestion de vos contacts et la communication pour renforcer votre réseau professionnel.
💡
Personnalisation d'Outlook
Adaptez Outlook à vos besoins spécifiques avec des options de personnalisation pour un usage quotidien amélioré.
Compétences acquises
Organiser sa boîte de réception Outlook
Mettre en place des règles de tri, des catégories et des dossiers pour classer efficacement les e-mails et maintenir une boîte de réception claire et gérable.
Planifier et gérer son temps avec le calendrier Outlook
Créer, modifier et partager des rendez-vous et réunions, gérer les fuseaux horaires et les rappels pour optimiser son emploi du temps professionnel.
Optimiser la gestion des tâches et des contacts
Transformer des e-mails en tâches, suivre les échéances, organiser les contacts et les groupes pour une communication et un suivi facilités.
Automatiser des actions et sécuriser les données Outlook
Utiliser les actions rapides et la recherche avancée pour automatiser des processus récurrents et appliquer les bonnes pratiques de sécurité des données.
Public, prérequis et modalités
Public visé
Collaborateurs débordés par les e-mails
Professionnels cherchant productivité
Assistants et managers souhaitant gagner du temps
Toute personne utilisant Outlook au quotidien
Prérequis
Aucun prérequis spécifique. Cette formation est destinée à tous les utilisateurs d'Outlook souhaitant améliorer leurs compétences.
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue au cours de la formation pour mesurer la compréhension des concepts
Évaluation finale pour évaluer la maîtrise des compétences acquises
Feedback individuel pour aider les participants à identifier leurs points forts et leurs points d'amélioration
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
« Suite à la formation, le participant a organisé sa boîte de réception en utilisant des règles de filtrage, ce qui a considérablement amélioré son efficacité. »
« Il a également commencé à planifier ses rendez-vous via le calendrier Outlook, optimisant ainsi la gestion de son temps. »
Questions fréquentes
- Maîtrise des bases de l'informatique : savoir utiliser un ordinateur, la souris et le clavier.
- Connaissance de l'environnement Windows ou Mac (navigation dans les fichiers, ouverture d'applications).
- Familiarité avec les concepts d'e-mail (envoi, réception).
- Un ordinateur (PC ou Mac) doté d'une connexion internet stable.
- Une version installée et fonctionnelle de Microsoft Outlook (recommandé : Outlook 2016, 2019, 365).
- Un casque audio avec microphone pour les formations à distance.
- Un écran avec une résolution suffisante pour suivre les démonstrations.
- Un bloc-notes et un stylo pour prendre des notes.
5 tests d'évaluation sont proposés à l'apprenant en fin de formation pour connaître son niveau sur chaque compétences visées.
Plateforme et contenus e-learning à disposition.
Test de positionnement Quizz &
Evaluations
Nous vous recevons lors d’un rendez-vous d’information préalable gratuit et confidentiel en visioconférence pour analyser vos besoins et co-construire votre parcours personnalisé.
Chaque demande s’accompagne de la remise d’une convention ou d’un contrat précisant l’ensemble des informations relatives à la formation (Tarifs, calendrier, durée, lieu…). Ce contrat/convention sera transmis électroniquement par email.
A partir de l’accord de prise en charge par le financeur sollicité, le bénéficiaire peut démarrer sous un délai de 11 jours ouvrés.
Si vous financez votre parcours de formation par vos propres moyens, alors le délai d'accès est immédiat. Vous pouvez entrer en formation tout au long de l’année.
♿️ Nous accueillons les personnes en situation de handicap. Les conditions d’accessibilité aux personnes handicapées sont inscrites sur le site imi-education.fr, rubrique Accessibilité.
Saskia Cazettes
Pour tout renseignement : 07 80 91 06 14 / saskia.c@imi-executive-solutions.com
23 mars 2026
La formation alterne apports théoriques, mises en situation pratiques et échanges entre participants. Chaque concept est directement appliqué via des exercices concrets et des cas réels.
Oui, chaque participant reçoit un support de cours complet (format numérique et/ou papier) qu'il peut conserver à l'issue de la formation.
Certaines de nos formations sont éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF). Consultez la fiche formation ou contactez-nous pour vérifier l'éligibilité.
Plusieurs dispositifs de financement existent : CPF, OPCO, plan de développement des compétences, financement individuel. Notre équipe peut vous accompagner dans vos démarches.
Oui, notre équipe reste disponible pour toute question post-formation. Vous bénéficiez également d'un accès à nos ressources en ligne pendant 6 mois après votre parcours.
La formation a pour objectif de vous aider à maîtriser les fonctionnalités avancées d'Outlook pour une gestion professionnelle efficace, améliorer votre productivité et gagner du temps.
La formation est accessible à tous les utilisateurs d'Outlook, quels que soient leur niveau de compétence.
La formation utilise une combinaison de présentations, d'exercices pratiques et de feedback individuel pour vous aider à acquérir les compétences nécessaires.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
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