Formation Maîtriser Outlook : fonctions avancées et travail collaboratif
Perfectionnez votre utilisation d'Outlook 2019. Découvrez les fonctions avancées et optimisez la collaboration. Gérez vos mails, calendriers et contacts efficacement. Améliorez votre productivité au quotidien. Travaillez en équipe de manière fluide.
Maîtriser les fonctions avancées de gestion de messagerie
Optimiser la collaboration via le calendrier et les contacts
Utiliser les outils collaboratifs d'Outlook
Accroître la productivité individuelle et collective
Programme détaillé
8 modules · 14 heures
01
Introduction & Maîtrise avancée de la messagerie
—Rappel des fondamentaux d'Outlook 2019
—Personnalisation de l'interface et des volets
—Gestion avancée des messages : drapeaux, catégories, rappels
02
Optimisation de la gestion des mails
—Nettoyage de boîte de réception : archiver, supprimer, ignorer
—Création et gestion des règles automatiques
—Utilisation des alertes et sons personnalisés
03
Organisation et automatisation des courriels
—Créer des règles pour trier automatiquement les courriels entrants
—Utiliser des modèles de réponses pour gagner du temps sur les messages fréquents
—Configurer des réponses automatiques pour les périodes d'absence
—Appliquer des catégories pour organiser les courriels par projet ou priorité
—Utiliser la fonction de recherche avancée pour retrouver rapidement des messages spécifiques
04
Calendrier collaboratif et planification avancée
—Créer des événements récurrents pour une meilleure gestion du temps d’équipe
—Utiliser les groupes de calendrier pour coordonner les disponibilités des membres
—Partager des calendriers pour faciliter la planification de réunions
—Configurer des rappels et délais pour les événements importants en équipe
—Analyser les conflits d’agenda pour optimiser la prise de décision collaborative
05
Gestion des contacts et listes de diffusion
—Créer et gérer des groupes de contacts pour simplifier l'envoi d'emails
—Importer et exporter des contacts via fichiers CSV pour une gestion efficace
—Utiliser les listes de diffusion pour automatiser l'envoi à plusieurs destinataires
—Mettre à jour les informations de contact pour maintenir les données à jour
—Utiliser les fonctionnalités de recherche avancée pour retrouver rapidement des contacts
06
Gestion des tâches et des notes partagées
—Créer des tâches assignées avec des délais pour une meilleure responsabilité
—Utiliser les catégories pour prioriser et organiser efficacement les tâches
—Partager des notes avec des collègues pour une collaboration en temps réel
—Suivre l'avancement des tâches grâce aux rappels et notifications intégrés
—Synchroniser les tâches avec le calendrier pour une visibilité optimale
07
Fonctions collaboratives avancées
—Délégation d'accès aux boîtes aux lettres partagées
—Utilisation des boîtes aux lettres partagées
—Gestion des dossiers publics et de l'accès
08
Sécurité, sauvegarde et astuces générales
—Mesures de sécurité : hameçonnage, pièces jointes
—Archivage automatique et exportation des données
—Personnalisation avancée des rubans et raccourcis
—--
Le conseil de l'expert
Dans le cadre de la formation "Maîtriser Outlook : fonctions avancées et travail collaboratif", un des objectifs pédagogiques clés est d'optimiser la collaboration via le calendrier et les contacts. Cet aspect est essentiel pour améliorer la coordination entre les équipes, surtout dans un environnement de télétravail croissant. Les participants apprendront à tirer pleinement parti des fonctionnalités collaboratives d'Outlook pour synchroniser efficacement leurs emplois du temps.
Un défi fréquent rencontré par les apprenants est la gestion du flux d'e-mails et l'organisation de leurs tâches. Beaucoup d'utilisateurs d'Outlook se retrouvent débordés par une boîte de réception encombrée, ce qui nuit à leur productivité. Cette formation répond à ce besoin en enseignant des techniques avancées de gestion des mails et d'automatisation des courriels, permettant ainsi de réduire le stress lié à la surcharge d'informations.
Ce programme se distingue par son approche pratique et interactive, offrant des outils et stratégies spécifiques qui ne se trouvent pas dans les manuels traditionnels. Les participants ne se contenteront pas d'apprendre la théorie, mais appliqueront directement les fonctionnalités avancées d'Outlook à des cas concrets, favorisant ainsi une meilleure intégration des outils collaboratifs dans leur quotidien professionnel.
Pour tirer le maximum de cette formation, je vous recommande de venir avec des exemples concrets de situations auxquelles vous faites face dans votre utilisation d'Outlook. Cela permettra de personnaliser votre apprentissage et d'obtenir des conseils pratiques directement applicables à votre contexte. Soyez prêt à poser des questions et à partager vos expériences, car l'interaction enrichira votre compréhension et maximisera votre succès.
Pourquoi choisir cette formation en télétravail, management et organisation
🎯
Maîtrise des fonctions avancées
Développez des compétences clés en gestion de messagerie pour optimiser votre communication quotidienne avec des outils puissants.
📅
Calendrier collaboratif efficace
Apprenez à synchroniser vos agendas et à planifier des réunions de manière fluide pour maximiser la collaboration au sein de votre équipe.
📧
Gestion optimisée des mails
Découvrez des techniques d'organisation et d'automatisation des courriels pour réduire votre charge de travail et améliorer votre réactivité.
🤝
Outils collaboratifs intégrés
Utilisez les fonctionnalités collaboratives d'Outlook pour partager des contacts et des notes, facilitant ainsi le travail d'équipe.
📋
Gestion des tâches simplifiée
Apprenez à créer et à gérer des listes de tâches partagées pour suivre l'avancement des projets et améliorer la productivité.
🚀
Accroître la productivité
Bénéficiez de conseils pratiques pour optimiser votre utilisation d'Outlook et transformer votre manière de travailler en télétravail.
Compétences acquises
Maîtriser les fonctions avancées de gestion de messagerie
Organiser et automatiser le traitement des e-mails par l'emploi de règles, Quick Steps, et outils de recherche avancée, réduisant le temps passé à gérer les boîtes de réception complexes.
Optimiser la collaboration via le calendrier et les contacts
Partager et gérer efficacement des calendriers et contacts pour planifier des réunions complexes et organiser des communications de groupe, améliorant ainsi la coordination d'équipe.
Utiliser les outils collaboratifs d'Outlook
Gérer des boîtes aux lettres partagées, déléguer des accès et utiliser les tâches collaboratives afin d'optimiser le travail d'équipe et la répartition des responsabilités.
Accroître la productivité individuelle et collective
Mettre en œuvre les fonctionnalités de personnalisation et d'automatisation pour rationaliser les flux de travail quotidiens, et sécuriser les données afin d'améliorer l'efficacité globale.
Public, prérequis et modalités
Public visé
Collaborateurs en entreprise
Assistants administratifs/Direction
Managers/Chefs de projet
Salariés visant l'efficacité
Prérequis
Aucun prérequis spécifique. Cette formation est destinée à tous les utilisateurs d'Outlook.
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue à travers des exercices pratiques et des simulations
Quiz à la fin de la formation pour évaluer la compréhension des concepts
Rétrospective de groupe pour évaluer la progression et les améliorations individuelles
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
« Après la formation, il a automatisé la gestion de ses emails, ce qui a considérablement réduit son temps de réponse. »
« Elle a optimisé l'utilisation du calendrier collaboratif pour planifier des réunions, améliorant ainsi la productivité de l'équipe. »
Questions fréquentes
- Connaissance de l'environnement Windows.
- Maîtrise des fonctions de base d'Outlook (envoi/réception de mails simples).
- Avoir suivi une formation Outlook : Prise en main ou disposer de compétences équivalentes.
- Un ordinateur (PC ou Mac) avec une connexion internet stable.
- Le logiciel Outlook 2019 installé et fonctionnel.
- Un casque audio avec microphone pour interagir en cas de formation à distance.
5 tests d'évaluation sont proposés à l'apprenant en fin de formation pour connaître son niveau sur chaque compétences visées.
Plateforme et contenus e-learning à disposition.
Test de positionnement Quizz &
Evaluations
Nous vous recevons lors d’un rendez-vous d’information préalable gratuit et confidentiel en visioconférence pour analyser vos besoins et co-construire votre parcours personnalisé.
Chaque demande s’accompagne de la remise d’une convention ou d’un contrat précisant l’ensemble des informations relatives à la formation (Tarifs, calendrier, durée, lieu…). Ce contrat/convention sera transmis électroniquement par email.
A partir de l’accord de prise en charge par le financeur sollicité, le bénéficiaire peut démarrer sous un délai de 11 jours ouvrés.
Si vous financez votre parcours de formation par vos propres moyens, alors le délai d'accès est immédiat. Vous pouvez entrer en formation tout au long de l’année.
♿️ Nous accueillons les personnes en situation de handicap. Les conditions d’accessibilité aux personnes handicapées sont inscrites sur le site imi-education.fr, rubrique Accessibilité.
Saskia Cazettes
Pour tout renseignement : 07 80 91 06 14 / saskia.c@imi-executive-solutions.com
23 mars 2026
La formation alterne apports théoriques, mises en situation pratiques et échanges entre participants. Chaque concept est directement appliqué via des exercices concrets et des cas réels.
Oui, chaque participant reçoit un support de cours complet (format numérique et/ou papier) qu'il peut conserver à l'issue de la formation.
Certaines de nos formations sont éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF). Consultez la fiche formation ou contactez-nous pour vérifier l'éligibilité.
Plusieurs dispositifs de financement existent : CPF, OPCO, plan de développement des compétences, financement individuel. Notre équipe peut vous accompagner dans vos démarches.
Oui, notre équipe reste disponible pour toute question post-formation. Vous bénéficiez également d'un accès à nos ressources en ligne pendant 6 mois après votre parcours.
Cette formation a pour objectif de perfectionner la maîtrise d'Outlook, en abordant les fonctions avancées de gestion de messagerie, l'optimisation de la collaboration et l'accroissement de la productivité individuelle et collective.
Cette formation est destinée à tous les utilisateurs d'Outlook, qu'ils soient débutants ou confirmés, souhaitant améliorer leur productivité et leur efficacité dans l'utilisation de l'outil.
La formation se déroulera en ligne, avec des vidéos, des exercices pratiques et des simulations, permettant un apprentissage interactif et personnalisé.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
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