Accompagnateur VAE

L'accompagnement VAE est un dispositif très encadré (Code du travail, France VAE, financeurs, certificateurs, Qualiopi). Chaque étape du parcours obéit à des règles précises, à des délais impératifs et à des exigences de traçabilité strictes. Nous sommes extrêmement exigeants sur cet aspect : la qualité pédagogique ne suffit pas si le dossier administratif n'est pas irréprochable. Un parcours mal documenté peut entraîner un refus de financement, une non-conformité en audit ou l'irrecevabilité du candidat devant le jury. Nous recherchons donc une personne rigoureuse, méthodique et à l'aise avec des procédures nombreuses et détaillées, capable de les appliquer systématiquement, sans approximation.

Responsabilités :

• Tenir à jour, pour chaque candidat, un dossier administratif complet et conforme à la procédure interne : contrat ou convention d'accompagnement, planning, comptes rendus de séance, feuilles d'émargement numériques signées, bilans intermédiaires et bilan final.
• Documenter chaque séance dans les 24 heures suivant sa tenue, selon le modèle imposé (aucune séance non tracée n'est considérée comme réalisée).
• Archiver les pièces justificatives dans l'arborescence et selon la nomenclature définies par l'organisme.
• Appliquer strictement les procédures internes à chaque étape du parcours (entrée, suivi, fin d'accompagnement, relance, abandon) — sans adaptation personnelle non validée.
• Respecter les échéances imposées par les financeurs et certificateurs : dates de recevabilité, dates limites de dépôt du dossier de validation, périodes de jury, délais de transmission des justificatifs.
• Suivre les règles propres à chaque dispositif de financement (CPF, France VAE, plan de développement des compétences, OPCO, Pôle emploi / France Travail, Transitions Pro) : pièces attendues, formats, signatures, modalités de facturation.
• Alerter immédiatement la hiérarchie en cas d'anomalie, de retard ou de situation non prévue par les procédures.
• Garantir la conformité des parcours aux exigences Qualiopi et aux règles du certificateur ; préparer et fournir tout élément demandé lors des audits internes ou externes.
• Renseigner de façon exhaustive et sans retard les outils de suivi (CRM, plateforme France VAE, tableaux de bord, LMS).
• Contribuer aux enquêtes de satisfaction, à la remontée des indicateurs et aux plans d'amélioration continue.
• Respecter le RGPD et la confidentialité des données des candidats.

Prérequis :

• Bac +3 minimum dans les domaines de la formation, des ressources humaines, du conseil en évolution professionnelle, de la psychologie du travail ou équivalent.
• Expérience confirmée (2 ans minimum) en accompagnement VAE, bilan de compétences, conseil en évolution professionnelle ou ingénierie de la formation.
• Bonne connaissance du dispositif VAE (recevabilité, dossier de validation, jury, validation partielle) et de ses circuits de financement.
• Connaissance des référentiels de certification (RNCP) d'un ou plusieurs secteurs ; une spécialisation (sanitaire et social, tertiaire, industrie, management…) est un plus.
• Compétences techniques
• Maîtrise des techniques d'entretien d'explicitation et d'analyse de l'activité.
• Excellentes capacités rédactionnelles et de reformulation.
• Aisance avec les outils numériques : visioconférence, plateformes LMS, suites bureautiques et collaboratives, outils de signature électronique.
• Expérience démontrée dans un environnement fortement procéduré (formation financée, organisme certifié Qualiopi, secteur réglementé, gestion de dossiers de financement).
• Capacité à assimiler un volume important de règles, procédures et modèles documentaires, et à les appliquer de façon systématique et fiable sur la durée.
• Respect scrupuleux des délais : aucune échéance financeur ou certificateur ne doit être manquée.
• Goût pour le travail bien documenté : rédiger des comptes rendus complets, classer, archiver, vérifier avant de transmettre.
• Aptitude à rendre compte régulièrement et à signaler sans délai toute difficulté.
• Ce poste ne conviendra pas à une personne qui préfère l'improvisation, considère l'administratif comme secondaire ou souhaite adapter librement les procédures.
• Écoute active, bienveillance et posture non jugeante.
• Méthode, sens de l'organisation et fiabilité.
• Autonomie et capacité à travailler seul à distance tout en rendant compte.
• Pédagogie et capacité à s'adapter à des publics variés (niveaux de qualification, parcours atypiques, situations de reconversion).
• Conditions particulières
• Poste 100 % en télétravail : disposer d'un espace de travail calme et d'une connexion internet fiable.
• Disponibilité ponctuelle en soirée ou le samedi matin pour s'adapter aux contraintes des candidats en activité.
• Une habilitation ou certification d'accompagnateur (ex. architecte-accompagnateur de parcours France VAE) est demandée.

Bénéfices :