Planifier efficacement un séminaire ou une conférence
Identifier les besoins des participants
Gérer le budget et les ressources
Évaluer la satisfaction des participants
Mettre en place des outils de communication efficaces
Programme détaillé
4 modules · 28 heures
01
Planification de l'événement
—Définir les objectifs
—Établir un calendrier
—Choisir le lieu
02
Gestion logistique
—Coordonner les intervenants
—Organiser l'hébergement
—Gérer les transports
03
Communication et marketing
—Promouvoir l'événement
—Utiliser les réseaux sociaux
—Créer des supports de communication
04
Évaluation et retour d'expérience
—Collecter les feedbacks
—Analyser les résultats
—Améliorer les futurs événements
Le conseil de l'expert
L'un des objectifs pédagogiques clés de notre formation "Organisation de séminaires et conférences" est de permettre aux participants de planifier efficacement un événement. Cette compétence est essentielle pour garantir non seulement le bon déroulement de l'événement, mais aussi pour répondre aux attentes des participants. En apprenant à structurer chaque étape de la planification, les managers MICE et event planners seront mieux équipés pour relever les défis qui se présentent lors de l'organisation d'un séminaire ou d'une conférence.
Un défi fréquent rencontré par les apprenants dans ce domaine est la sous-estimation de l'importance de l'évaluation de la satisfaction des participants. Trop souvent, les organisateurs se concentrent sur les aspects logistiques et négligent le retour d'expérience, qui est pourtant crucial pour améliorer les futurs événements. Cette formation met l'accent sur cette étape indispensable, permettant aux participants de comprendre comment collecter et analyser les retours, afin d'améliorer la qualité de leurs événements.
Ce qui distingue notre approche, c'est l'accent que nous mettons sur la synergie entre la gestion logistique et la communication. Contrairement à d'autres formations qui traitent ces deux aspects de manière séparée, nous intégrons des outils de communication efficaces tout au long du processus d'organisation. Cela permet non seulement de mieux gérer les ressources, mais aussi de créer une expérience cohérente et engageante pour les participants, essentielle dans le secteur MICE.
Pour tirer le maximum de cette formation, je vous encourage à préparer des études de cas basées sur vos expériences passées. Identifiez les événements que vous avez organisés et les défis que vous avez rencontrés. Partager ces exemples enrichira non seulement votre apprentissage, mais aussi celui de vos pairs. En intégrant votre vécu dans les discussions, vous favoriserez un échange constructif qui vous permettra de repartir avec des solutions concrètes et adaptées à vos besoins.
Pourquoi choisir cette formation en tourisme & hôtellerie-restauration
📅
Planification efficace
Maîtriser les étapes clés de l'organisation d'événements.
🤝
Réseautage
Rencontrer des professionnels du secteur événementiel.
📊
Gestion de budget
Apprendre à gérer le budget d'événements avec succès.
🌟
Créativité
Encourager la créativité dans l'organisation d'événements.
Compétences acquises
Planification stratégique d'événements
Élaborer un calendrier détaillé et un plan d'action pour la mise en œuvre d'un séminaire ou d'une conférence.
Identification des besoins des participants
Analyser et définir les attentes des participants pour adapter le contenu et le format de l'événement.
Gestion budgétaire d'événements
Établir et suivre un budget prévisionnel tout en identifiant les sources de financement et les dépenses critiques.
Coordination logistique
Organiser les aspects logistiques tels que le lieu, le matériel, la restauration et les transports pour assurer le bon déroulement de l'événement.
Développement de stratégies de communication
Créer et mettre en œuvre un plan de communication adapté pour promouvoir l'événement et engager les participants.
Évaluation de la satisfaction des participants
Concevoir et administrer des outils d'évaluation pour mesurer la satisfaction et recueillir des retours d'expérience post-événement.
Mise en place d'outils de suivi
Utiliser des outils numériques pour assurer le suivi des inscriptions, des confirmations et des interactions avec les participants.
Public, prérequis et modalités
Public visé
Managers MICE
Event planners
Prérequis
Aucun prérequis, formation d'introduction à l'organisation de séminaires et conférences.
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue pendant la formation
Test final pour évaluer les connaissances acquises
Retour d'expérience et feedback des participants
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
« Suite à la formation, un participant a réussi à coordonner un séminaire en gérant efficacement les intervenants et en respectant le calendrier établi. »
« Un autre a utilisé les techniques de communication apprises pour promouvoir un événement sur les réseaux sociaux, augmentant ainsi la participation. »
Questions fréquentes
Elle s'adresse aux managers MICE et aux planificateurs d'événements.
La formation se déroule sur 2 jours.
Oui, un certificat est remis à la fin de la formation.
Oui, des ateliers pratiques sont inclus dans le programme.
La formation utilise une approche mixte mêlant théorie et pratique, favorisant l'interaction et l'échange d'expériences entre participants à travers des études de cas, des jeux de rôle et des ateliers pratiques.
La formation se déroule sur 28 heures, réparties sur plusieurs jours, permettant un rythme soutenu tout en offrant des moments de réflexion et d'application directe des concepts abordés durant les sessions.
Les participants auront accès à des outils numériques de gestion d'événements, des supports de cours interactifs, ainsi que des plateformes de communication pour faciliter les travaux pratiques et les échanges durant la formation.
Il n'y a pas de pré-requis spécifiques, mais il est conseillé d'avoir une expérience préalable dans la gestion d'événements ou dans un poste lié au tourisme et à l'hôtellerie.
Vous apprendrez à planifier stratégiquement des événements, à identifier les besoins des participants, à gérer le budget et les ressources, ainsi qu'à développer des stratégies de communication efficaces.
Bien que la formation soit principalement destinée aux managers MICE et event planners, elle peut également bénéficier à toute personne impliquée dans l'organisation d'événements, y compris les responsables marketing et communication.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
Demandez un devis pour la formation Organisation de séminaires et conférences
Programme adaptable à votre contexte. Réponse sous 24 h ouvrées, sans engagement.
