Programme de la formation
Pilotez vos réunions: Techniques et outils pour l'efficacité

• Se préparer à la réunion : les fondamentaux d'une réunion réussie

  - Définir les objectifs SMART de la réunion
  - Identifier les participants clés et leurs rôles
  - Choisir le format de réunion adapté (présentiel, distanciel, hybride)
  - Anticiper les besoins logistiques et techniques

• Structurer l'ordre du jour et la documentation support

  - Élaborer un ordre du jour clair et chronologique
  - Intégrer les sujets, durées et responsables
  - Préparer les documents nécessaires (rapports, présentations)
  - Communiquer l'ordre du jour et les pré-requis aux participants

• Lancer et animer la réunion : créer une dynamique positive

  - Accueillir les participants et instaurer un climat propice
  - Rappeler les objectifs et les règles du jeu
  - Gérer le temps et rythmer les échanges
  - Utiliser des techniques d'animation participatives (brainstorming, vote)

• Maîtriser l'art de la relance et de la reformulation

  - Questionner efficacement pour obtenir des informations
  - Reformuler pour assurer la compréhension mutuelle
  - Synthétiser les idées pour clarifier les débats
  - Relancer les discussions en cas de blocage ou d'égarement

• Gérer les personnalités et situations délicates en réunion

  - Identifier les différents profils de participants (silencieux, bavard, critique)
  - Appliquer des stratégies pour gérer les conflits et les tensions
  - Recadrer les digressions et maintenir le focus
  - Favoriser l'expression de tous sans monopolisation

• Faciliter la prise de décision et l'expression des divergences

  - Mettre en place un processus de décision clair (vote, consensus)
  - Encourager l'expression des différents points de vue
  - Gérer les objections et trouver des compromis
  - Formaliser les décisions prises et les engagements

• Clore la réunion : synthétiser, distribuer les actions
• Assurer le suivi post-réunion et mesurer l'efficacité

  - Rédiger et diffuser le compte rendu dans les délais
  - Relancer les participants sur leurs actions
  - Mesurer l'atteinte des objectifs de la réunion (KPI)
  - Ajuster les pratiques pour les réunions futures