Comprendre la réglementation en matière d'archivage
Mettre en place un système d'archivage sécurisé
Évaluer l'efficacité de la stratégie d'archivage
Former les équipes aux bonnes pratiques d'archivage
Programme détaillé
4 modules · 21 heures
01
Introduction à l'archivage
—Définitions et enjeux
—Types de documents concernés
—Réglementation applicable
02
Mise en place d'un système d'archivage
—Évaluation des besoins
—Choix des outils d'archivage
—Procédures d'archivage
03
Sécurisation des documents archivés
—Mesures de sécurité
—Gestion des accès
—Prévention des pertes de données
04
Formation et sensibilisation
—Former les équipes RH
—Outils de sensibilisation
—Suivi et mise à jour des procédures
Le conseil de l'expert
Cette formation sur l'archivage des documents RH s'attache à un objectif pédagogique essentiel : comprendre la réglementation en matière d'archivage. En effet, de nombreux professionnels des ressources humaines sont souvent perdus face à la complexité des lois et des normes qui régissent l'archivage. En vous familiarisant avec ces réglementations, vous serez mieux armé pour garantir la conformité de votre entreprise tout en optimisant la gestion documentaire.
Un défi fréquent auquel font face les apprenants dans ce domaine est la mise en place d'un système d'archivage sécurisé. Beaucoup sous-estiment l'importance de la sécurisation des documents, ce qui peut entraîner des fuites d'informations sensibles ou des pertes de données. Cette formation vous permettra d'éviter ces erreurs courantes en vous fournissant des outils pratiques et des méthodes éprouvées pour assurer la protection de vos archives.
Ce qui distingue notre approche, c'est l'accent mis sur la formation et la sensibilisation des équipes aux bonnes pratiques d'archivage. Contrairement à d'autres formations qui se concentrent uniquement sur la théorie, nous adoptons une méthode interactive, mettant l'accent sur des cas concrets et des exercices pratiques. Cela favorise une compréhension approfondie et durable des enjeux liés à l’archivage, vous permettant ainsi de mettre en œuvre une stratégie efficace au sein de votre organisation.
Pour tirer le maximum de cette formation, nous vous recommandons de préparer un audit de vos pratiques d'archivage actuelles avant le début du programme. Cela vous permettra d'identifier vos points faibles et de poser des questions précises pendant les sessions. En vous engageant activement dans cette démarche, vous maximiserez les bénéfices de la formation et contribuerez à instaurer une culture de l’archivage efficace et sécurisée au sein de votre entreprise.
Pourquoi choisir cette formation en ressources humaines
📁
Gestion efficace
Optimise l'archivage et la gestion des documents RH.
🔒
Sécurité des données
Renforce la sécurité et la confidentialité des informations.
⏳
Gain de temps
Réduit le temps consacré à la recherche de documents.
📊
Conformité légale
Assure le respect des obligations légales en matière de conservation des documents.
Compétences acquises
Identification des documents à archiver
Être capable de déterminer quels types de documents RH doivent être archivés selon les besoins de l'entreprise et la réglementation en vigueur.
Compréhension de la réglementation d'archivage
Maîtriser les règles légales et réglementaires relatives à l'archivage des documents RH, afin de garantir la conformité des pratiques.
Mise en place d'un système d'archivage sécurisé
Développer et déployer un système d'archivage qui assure la sécurité et l'intégrité des documents archivés.
Évaluation de l'efficacité de l'archivage
Être en mesure d'analyser et d'évaluer la performance du système d'archivage en place, afin d'apporter des améliorations continues.
Formation des équipes aux bonnes pratiques d'archivage
Concevoir et animer des sessions de formation pour sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques d'archivage des documents RH.
Sensibilisation à la sécurité des données
Éduquer les collaborateurs sur l'importance de la sécurité des données dans le processus d'archivage des documents RH.
Documentation des procédures d'archivage
Rédiger des procédures claires et accessibles concernant le processus d'archivage, pour assurer une application cohérente au sein de l'entreprise.
Public, prérequis et modalités
Public visé
RH
Juristes
DSI
Prérequis
Aucun prérequis spécifique.
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue pendant la formation
Étude de cas pour évaluer la mise en application
Débriefing collectif en fin de session
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
« Après la formation, il a évalué les besoins en archivage de son service RH et a proposé des outils adaptés. »
« Elle a formé son équipe aux bonnes pratiques d'archivage, renforçant ainsi la sécurité des documents. »
Questions fréquentes
Tous les documents RH, y compris contrats, bulletins de paie et dossiers du personnel.
Oui, elle est adaptée à toutes les tailles d'entreprises.
Aucun prérequis n'est nécessaire pour suivre cette formation.
Des supports numériques et des fiches pratiques sont fournis.
La méthode d'apprentissage est basée sur une approche mixte combinant théorie et pratique. Les participants bénéficient de présentations interactives, d'études de cas, et d'exercices pratiques pour appliquer les concepts abordés.
La formation est structurée pour alterner entre des sessions théoriques, qui durent environ 50% du temps, et des travaux pratiques où les participants mettent en œuvre les connaissances acquises. Chaque module se termine par une activité pratique permettant d'évaluer la compréhension et l'application des concepts.
Les participants auront accès à des supports de cours numériques, des fiches pratiques, et des outils de gestion documentaire. Des plateformes d'échanges sont également mises en place pour favoriser la collaboration entre les participants et l'encadrement par les formateurs.
Vous apprendrez à identifier et archiver divers types de documents RH, tels que les contrats de travail, les bulletins de salaire, les dossiers de formation et les documents relatifs aux congés.
Il n'y a pas de pré-requis spécifiques, mais une connaissance de base en ressources humaines ou en administration du personnel est recommandée pour maximiser votre apprentissage.
Vous serez capable de mettre en place un système d'archivage sécurisé, de comprendre la réglementation en matière d'archivage et de former efficacement vos équipes aux bonnes pratiques d'archivage.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
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