Exploiter SharePoint pour le partage d'informations
Mettre en place des pratiques de documentation
Évaluer l'efficacité de la gestion documentaire
Programme détaillé
4 modules · 14 heures
01
Enjeux de la gestion documentaire
—Importance de la documentation
—Risques d'une mauvaise gestion
—Meilleures pratiques
02
Utilisation de la GED
—Fonctionnalités de la GED
—Organisation des documents
—Sécurité et accès
03
Exploitation de SharePoint
—Création de bibliothèques
—Partage et collaboration
—Intégration avec d'autres outils
04
Pratiques de documentation
—Établir des normes de documentation
—Formation des équipes
—Évaluation continue
Le conseil de l'expert
L'objectif pédagogique central de cette formation est de comprendre les enjeux de la gestion documentaire, un aspect crucial pour les chefs de projet et les DSI. Dans un environnement où la collaboration et l'efficacité sont primordiales, maîtriser la gestion des documents permet de garantir la fluidité des échanges d'informations et d'assurer un suivi rigoureux des projets.
Un défi fréquent rencontré par les apprenants est la tendance à négliger la structuration et l'organisation des documents dès le début d'un projet. Cette omission peut conduire à des pertes de temps considérables et à des erreurs dans la communication, compromettant ainsi la réussite du projet. En prenant conscience de ces enjeux, les participants peuvent éviter ces écueils.
Cette formation se distingue par son approche pratique et orientée vers l'utilisation de la GED et de SharePoint, deux outils essentiels pour une gestion documentaire efficace. Contrairement à d'autres formations qui se contentent de théories abstraites, nous proposons des cas concrets et des exercices appliqués qui permettent aux apprenants d'intégrer immédiatement les concepts abordés dans leur quotidien professionnel.
Pour maximiser les bénéfices de cette formation, nous vous encourageons à réfléchir aux défis spécifiques rencontrés dans votre organisation en matière de gestion documentaire avant le début des sessions. En partageant ces expériences avec le formateur et vos pairs, vous pourrez non seulement enrichir les discussions, mais aussi repartir avec des solutions concrètes et adaptées à votre contexte. Votre engagement actif fera toute la différence !
Pourquoi choisir cette formation en gestion de projet
📁
Optimisation de la gestion documentaire
Apprenez à structurer et centraliser vos documents pour un accès facilité.
🔄
Collaboration améliorée
Utilisez SharePoint pour favoriser le travail d'équipe et la communication.
🛠️
Outils adaptés
Formez-vous sur des outils performants pour une gestion de projet efficace.
📊
Suivi de l'avancement
Mettez en place des indicateurs pour suivre la progression de vos projets.
Compétences acquises
Analyser les enjeux de la gestion documentaire
Identifier et évaluer les impacts d'une gestion documentaire efficace sur le succès d'un projet.
Organiser les documents à l'aide de la GED
Utiliser les outils de Gestion Électronique des Documents pour structurer et classer les documents de projet de manière optimale.
Utiliser SharePoint pour le partage d'informations
Configurer et gérer des espaces de travail sur SharePoint pour faciliter le partage et la collaboration sur les documents de projet.
Mettre en place des pratiques de documentation
Établir des procédures claires pour la création, la révision et l'archivage des documents de projet.
Évaluer l'efficacité de la gestion documentaire
Mesurer et analyser l'efficacité des processus de gestion documentaire et proposer des améliorations.
Former les équipes sur les outils de gestion documentaire
Former les membres de l'équipe projet à l'utilisation des outils de GED et SharePoint pour améliorer la gestion documentaire.
Assurer la conformité des documents
Veiller à ce que tous les documents respectent les normes et réglementations en vigueur, garantissant leur validité et leur sécurité.
Public, prérequis et modalités
Public visé
Chefs de projet
DSI
Prérequis
Aucun prérequis, formation d'introduction à la gestion documentaire projet.
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue pendant la formation
Quiz et exercices pratiques pour mesurer la compréhension
Bilan final avec le formateur
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
FNE-Formation
Un soutien pour les entreprises en transformation
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
La Gestion Électronique des Documents (GED) permet de gérer les documents numériques de manière efficace.
Cette formation est destinée aux chefs de projet et aux DSI.
La formation se déroule sous forme de cours en ligne et d'ateliers pratiques.
La formation s'étend sur deux jours, incluant des sessions théoriques et pratiques.
La formation utilise une méthode d'apprentissage active, combinant des exposés théoriques et des travaux pratiques. Les participants sont encouragés à interagir et à partager leurs expériences afin de faciliter l'apprentissage collaboratif.
La formation se déroule sur une durée de 14 heures, réparties sur plusieurs sessions. Chaque module est conçu pour alterner entre théorie et pratique, permettant aux participants d'appliquer immédiatement les concepts appris à travers des études de cas et des exercices pratiques.
La formation intègre des outils tels que la GED et SharePoint. Les participants auront l'occasion de travailler directement avec ces outils lors des sessions pratiques, leur permettant de comprendre comment organiser et partager des documents efficacement dans un contexte de gestion de projet.
Les participants doivent avoir une expérience intermédiaire en gestion de projet et une connaissance de base des outils de gestion documentaire.
Vous apprendrez à analyser les enjeux de la gestion documentaire, à organiser vos documents avec la GED, à exploiter SharePoint pour le partage d'informations, et à mettre en place des pratiques efficaces de documentation.
Oui, cette formation est spécifiquement conçue pour les chefs de projet et les DSI, afin de les aider à optimiser la gestion documentaire au sein de leurs équipes.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
