Formation Assistant de Direction : Maîtriser les Fondamentaux du Secrétariat

01.Le rôle stratégique de l'assistant(e) aujourd'hui**

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• —Évolution du métier : de la secrétaire à l'assistant(e) proactif(ve)
• —Positionnement au sein de l'entreprise : un pivot essentiel
• —Les qualités clés de l'assistant(e) performant(e)
• —Les défis et opportunités du métier
• —*MODULE_NUMBER: 2**
• —*MODULE_TITLE: Organisation et gestion du temps de l'assistant(e)**
• —*MODULE_CONTENT:**
• —Principes fondamentaux de l'organisation du travail
• —Gestion des priorités : méthodes et outils (Eisenhower, Pareto)
• —Planification et suivi des tâches avec des outils numériques
• —Techniques pour minimiser les interruptions
• —*MODULE_NUMBER: 3**
• —*MODULE_TITLE: Maîtrise de la communication écrite professionnelle**
• —*MODULE_CONTENT:**
• —Rédaction de mails percutants et clairs (objet, ton, structure)
• —Techniques pour des compte-rendus et procès-verbaux efficaces
• —Élaboration de courriers, notes internes et rapports structurés
• —Importance de la relecture et de la correction sans faute
• —*MODULE_NUMBER: 4**
• —*MODULE_TITLE: Optimisation de la communication orale et téléphonique**
• —*MODULE_CONTENT:**
• —L'accueil téléphonique professionnel : techniques et postures
• —Gestion des appels entrants et sortants : filtrage, prise de messages
• —La communication interpersonnelle : écoute active et reformulation
• —Adapter son langage et sa posture aux différents interlocuteurs
• —*MODULE_NUMBER: 5**
• —*MODULE_TITLE: Gestion performante des agendas et déplacements**
• —*MODULE_CONTENT:**
• —Maîtrise des outils de gestion d'agenda (Outlook, Google Calendar)
• —Coordination de rendez-vous complexes et multi-intervenants
• —Organisation et suivi des déplacements professionnels (réservations)
• —Préparation des dossiers et supports pour les réunions
• —*MODULE_NUMBER: 6**
• —*MODULE_TITLE: Traitement et classement de l'information (physique & digitale)**
• —*MODULE_CONTENT:**
• —Principes de l'archivage et du classement (physique et numérique)
• —Gestion des flux documentaires et de l'information entrante/sortante
• —Utilisation des outils de GED (Gestion Électronique des Documents)
• —Confidentialité et sécurité des informations traitées
• —*MODULE_NUMBER: 7**
• —*MODULE_TITLE: Rôle de l'assistant(e) dans l'organisation d'événements**
• —*MODULE_CONTENT:**
• —Étapes de l'organisation d'un événement (réunion, séminaire, salon)
• —Définition des objectifs, du budget et des ressources nécessaires
• —Coordination des prestataires et gestion logistique
• —Suivi post-événement et évaluation de la satisfaction
• —*MODULE_NUMBER: 8**
• —*MODULE_TITLE: Initiation aux outils collaboratifs et bureautiques avancés**
• —*MODULE_CONTENT:**
• —Utilisation optimisée de Word pour des documents complexes
• —Maîtrise d'Excel pour le suivi de tableaux simples
• —Création de présentations impactantes avec PowerPoint
• —Introduction aux plateformes collaboratives (Teams, Slack)
• —*MODULE_NUMBER: 9**
• —*MODULE_TITLE: Gestion de l'information confidentielle et discrétion**
• —*MODULE_CONTENT:**
• —L'éthique professionnelle de l'assistant(e)
• —Traitement des données sensibles et personnelles (RGPD)
• —Confidentialité des informations échangées et des dossiers
• —Positionnement professionnel et limites de l'information
• —*MODULE_NUMBER: 10**
• —*MODULE_TITLE: Gérer les relations transversales et la collaboration**
• —*MODULE_CONTENT:**
• —Interagir efficacement avec les différents services de l'entreprise
• —Travailler en binôme avec son ou ses managers
• —Développer un réseau professionnel interne et externe
• —Résolution des petits conflits et gestion des tensions
• —*MODULE_NUMBER: 11**
• —*MODULE_TITLE: L'assistant(e) force de proposition et proactif(ve)**
• —*MODULE_CONTENT:**
• —Anticiper les besoins et les demandes du manager
• —Prendre des initiatives et proposer des améliorations
• —Développer son autonomie et sa capacité à s'adapter
• —Gérer le stress et la pression au quotidien
• —*MODULE_NUMBER: 12**
• —*MODULE_TITLE: Développer sa marque professionnelle d'assistant(e)**
• —*MODULE_CONTENT:**
• —L'image professionnelle de l'assistant(e) : dress code, attitude
• —Assertivité et confiance en soi dans son rôle
• —Gérer son développement professionnel et la formation continue
• —Mettre en valeur ses compétences et ses réalisations
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• —*Compétences Acquises**
• —*COMPETENCE_NUMBER: 1**
• —*COMPETENCE_NAME: Maîtriser l'organisation et la gestion administrative**
• —*COMPETENCE_CONTENT: Organiser efficacement son poste de travail, gérer les flux documentaires (physiques et numériques), maîtriser les outils de suivi d'agenda et de déplacement, et assurer le traitement et le classement de l'information avec rigueur.**
• —*COMPETENCE_NUMBER: 2**
• —*COMPETENCE_NAME: Optimiser la communication professionnelle écrite et orale**
• —*COMPETENCE_CONTENT: Rédiger des courriers, emails et comptes-rendus clairs et professionnels, maîtriser l'accueil téléphonique et la communication interpersonnelle, et adapter son discours aux différents interlocuteurs en interne et en externe.**
• —*COMPETENCE_NUMBER: 3**
• —*COMPETENCE_NAME: Gérer les relations transversales et événements**
• —*COMPETENCE_CONTENT: Interagir efficacement avec les différents services, collaborer avec son manager et ses collègues, et contribuer à l'organisation logistique de réunions ou d'événements, tout en respectant la confidentialité.**
• —*COMPETENCE_NUMBER: 4**
• —*COMPETENCE_NAME: Développer autonomie et proactivité dans son rôle**
• —*COMPETENCE_CONTENT: Anticiper les besoins, proposer des solutions, gérer les priorités et les imprévus avec adaptabilité, et affirmer son rôle stratégique au sein de l'entreprise en faisant preuve d'initiative et de discrétion.**