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Secteur public
Formation Optimiser la gestion documentaire et l'information pour les usagers
Optimiser la gestion documentaire et l'information pour les usagers est un enjeu majeur pour les services publics. Cette formation vous permettra de maîtriser les outils et méthodes pour améliorer la diffusion et l'archivage de l'information, simplifier l'accès aux données pour les usagers et développer une communication transparente et efficace.
Réponse sous 24h ouvrées
2835 € HTHT / personne
Durée21 h
FormatInter-entreprise
NiveauTout niveau
LieuFrance — Présentiel & Distanciel
- Comprendre les principes de gestion de l'information et les enjeux liés à l'organisation et à la diffusion de l'information
- Maîtriser les outils numériques de gestion de l'information pour améliorer la diffusion et l'archivage de l'information
- Développer une communication transparente et efficace pour satisfaire les besoins des usagers
- Évaluer et piloter la qualité de l'information pour améliorer la satisfaction des usagers
01.Fondamentaux de la gestion de l'information publique
- —Définition et enjeux de la gestion de l'information (GI) dans le service public.
- —Cadre légal et réglementaire de la GI (loi CADA, RGPD).
- —Rôle de l'information dans la relation usager et l'efficacité administrative.
02.Audit et cartographie des flux d'information internes
- —Méthodologie d'analyse des processus existants de production et circulation de l'info.
- —Identification des goulots d'étranglement et des points d'amélioration.
- —Cartographie des sources et destinataires de l'information au sein du service.
03.Organisation et classement de l'information métier
- —Principes d'organisation logique : arborescence, taxonomie, mots-clés.
- —Outils de classement : GED, bases de données, dossiers partagés.
- —Bonnes pratiques d'indexation et de nommage des documents.
04.Qualité de l'information interne et fiabilité des données
- —Critères de qualité de l'information : exactitude, complétude, actualité, pertinence.
- —Mise en place de procédures de validation et de mise à jour.
- —Sensibilisation aux risques liés à une information erronée ou obsolète.
05.Optimisation des outils collaboratifs au service de l'info
- —Présentation et usage des outils collaboratifs (intranet, Teams, SharePoint).
- —Stratégies pour favoriser le partage et la co-construction de l'information.
- —Gestion des droits d'accès et de modification.
06.Stratégie de diffusion de l'information aux usagers
- —Identification des besoins d'information des différents profils d'usagers.
- —Choix des canaux de diffusion adaptés (site web, portail, courrier, accueil physique).
- —Principes de clarté, simplicité et concision pour les messages publics.
07.Accès facilité et transparence de l'information usager
- —Mise en place de FAQ, guides pratiques, fiches synthétiques.
- —Valorisation des démarches en ligne et simplification des parcours usagers.
- —Mesures pour garantir la transparence et la compréhension des décisions.
08.Gestion de l'information sensible et protection des données
- —Identification des informations confidentielles ou personnelles.
- —Application des règles de sécurité et de confidentialité (RGPD).
- —Sensibilisation aux risques de fuite de données et cyber-sécurité.
09.Archivage et cycle de vie de l'information
- —Règles d'archivage légal et réglementaire.
- —Gestion du cycle de vie de l'information : création, utilisation, conservation, destruction.
- —Solutions d'archivage numérique et physique.
10.Évaluation de l'impact et de la satisfaction usager
- —Indicateurs de performance de la gestion de l'information (ex: taux de résolution, temps de réponse).
- —Méthodes de recueil de la satisfaction usager (enquêtes, formulaires, entretiens).
- —Analyse des retours et identification des axes d'amélioration.
11.Communication efficace et approche expérientielle
- —Principes de la communication claire et accessible pour le public.
- —Conception de messages percutants et didactiques.
- —Intégration de l'expérience usager dans la conception des services d'information.
12.Plan d'action pour une GI améliorée et pérenne
- —Élaboration d'un plan d'action personnalisé pour son service.
- —Priorisation des actions et définition des responsabilités.
- —Suivi et évaluation continue du dispositif de gestion de l'information.
- —COMPETENCES:
Optimiser l'organisation de l'information interne
Auditer les flux d'information, structurer les données métier du service, et mettre en œuvre des systèmes de classement et d'archivage efficaces, pour une meilleure accessibilité et fiabilité des informations.
Améliorer la diffusion de l'information usager
Concevoir des stratégies de communication claires et adaptées aux besoins des usagers, en sélectionnant les canaux pertinents pour simplifier l'accès et la compréhension des démarches et informations publiques.
Maîtriser les outils numériques de gestion de l'information
Utiliser et paramétrer les outils collaboratifs, GED et bases de données pour faciliter le partage, la sécurisation et la mise à jour des informations, en respectant les cadres légaux (RGPD).
Évaluer et piloter la qualité de l'information
Mettre en place des indicateurs de qualité et de satisfaction usager, analyser les retours pour ajuster et améliorer continuellement les processus de gestion et de diffusion de l'information du service.
Financement
Cette formation est finançable via OPCO, plan de développement des compétences ou FAF. Nos conseillers prennent en charge le montage de votre dossier.
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Ils ont suivi cette formation
Rejoignez nos participants et développez vos compétences avec les experts IMI.
Points forts de la formation
Optimiser la gestion documentaire et l'information pour les usagers — pourquoi la choisir ?
🎯
Maîtrise des outils numériques
Apprenez à utiliser des outils numériques spécifiques pour améliorer la diffusion et l'archivage de l'information au sein de votre organisation.
📊
Audit et cartographie des flux
Réalisez un audit des flux d'information internes pour identifier les points d'amélioration et optimiser la gestion documentaire.
🔍
Qualité et fiabilité des données
Développez des compétences pour évaluer et garantir la qualité de l'information, essentielle pour la satisfaction des usagers.
💬
Communication transparente
Apprenez à développer une communication efficace qui renforce la confiance des usagers envers les services publics.
⚙️
Optimisation des outils collaboratifs
Découvrez comment optimiser les outils collaboratifs pour faciliter le partage d'information et améliorer la collaboration au sein des équipes.
📈
Stratégie de diffusion ciblée
Élaborez une stratégie de diffusion de l'information adaptée aux besoins des usagers, garantissant leur engagement et leur satisfaction.
Thématique
Questions clés
Tout ce que vous devez savoir sur Optimiser la gestion documentaire et l'information pour les usagers.
Poser une questionNous allons présenter les principaux outils de gestion de l'information tels que les plateformes de gestion de contenu, les systèmes de gestion de document, les outils de collaboration et les solutions d'archivage.
Formez-vous avec les meilleurs experts IMI Executive Solutions.
Optimiser la gestion documentaire et l'information pour les usagers vous intéresse ?
Obtenez un devis personnalisé sous 24h — inter, intra ou sur-mesure.
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Financement
Financer Optimiser la gestion documentaire et l'information pour les usagers
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge votre formation Optimiser la gestion documentaire et l'information pour les usagers. Nos conseillers vous accompagnent pour identifier la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO (Opérateurs de Compétences) peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l’alternance. Renseignez-vous auprès de votre OPCO de rattachement.
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FAF
Aide à la formation pour les indépendants
Les Fonds d’Assurance Formation (FAF) financent les formations des travailleurs indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d’entreprise. Le financement dépend de votre code NAF/APE et de l’organisme auquel vous cotisez (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
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FranceTravail
Des aides pour les demandeurs d’emploi
France Travail (ex-Pôle emploi) peut financer vos formations via des dispositifs comme l’AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour valider votre projet et vérifier votre éligibilité.
En savoir plus
Employeur
Votre entreprise peut financer votre formation.
Votre entreprise dispose d’un budget dédié à la formation. Rapprochez vous de la direction, du manager ou du service ressources humaines de votre entreprise pour en savoir plus.
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Région
Aides régionales pour la formation professionnelle
Les conseils régionaux proposent des aides financières pour favoriser l’accès à la formation, en particulier pour les jeunes, les demandeurs d’emploi ou les personnes en reconversion. Ces aides varient selon les régions.
En savoir plus
FNE Formation
Un soutien pour les entreprises en transformation
Le FNE-Formation accompagne les entreprises confrontées à des mutations économiques (transformation digitale, écologique, etc.). Il permet de financer les parcours de formation de leurs salariés, souvent à hauteur de 50 à 100 %, selon les cas.
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Nos conseillers pédagogiques analysent votre situation et vous orientent vers la solution la plus avantageuse.
Témoignages
Avis sur Optimiser la gestion documentaire et l'information pour les usagers
5.0/5· 3 avis vérifiés
“Très contente de cette formation Optimiser la gestion documentaire et l'information pour…. L'animatrice était pédagogue et patiente. Les exercices pratiques m'ont permis de gagner confiance avant de me lancer.”
BL
Benjamin L.
Adjoint·e de direction · Société de services
“Formation Optimiser la gestion documentaire et l'information pour… au top. Court mais efficace, on ne perd pas de temps. J'ai appris plus en 2 jours qu'en plusieurs années d'autodidaxie.”
VC
Valérie C.
Chef·fe de projet digital · Entreprise de BTP
“Honnêtement, j'avais des doutes avant de m'inscrire à Optimiser la gestion documentaire et l'information pour…. Mais le niveau du formateur et la qualité des échanges m'ont convaincu dès la première demi-journée.”
TM
Thierry M.
Directeur·rice opérationnel·le · Établissement scolaire
IMI en chiffres
Satisfaction96%
Taux de réussite94%
À propos d'IMIEn savoir plus sur IMI
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Former des professionnels avec des méthodes immédiatement applicables sur le terrain.
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Des formations pensées par des experts pour répondre aux réalités de chaque métier.
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FAQ
Questions fréquentes
Une question sur Optimiser la gestion documentaire et l'information pour les usagers ? Nos conseillers pédagogiques vous répondent sous 24h.
Contacter un conseiller- Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques courants.
- Comprendre les enjeux de la gestion de l'information en administration.
- Disposer d'une expérience professionnelle en service public ou parapublic.
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