Formation Optimiser la gestion documentaire et l'information pour les usagers

Programme de la formation
Optimiser la gestion documentaire et l'information pour les usagers

• Fondamentaux de la gestion de l'information publique

  - Définition et enjeux de la gestion de l'information (GI) dans le service public.
  - Cadre légal et réglementaire de la GI (loi CADA, RGPD).
  - Rôle de l'information dans la relation usager et l'efficacité administrative.

• Audit et cartographie des flux d'information internes

  - Méthodologie d'analyse des processus existants de production et circulation de l'info.
  - Identification des goulots d'étranglement et des points d'amélioration.
  - Cartographie des sources et destinataires de l'information au sein du service.

• Organisation et classement de l'information métier

  - Principes d'organisation logique : arborescence, taxonomie, mots-clés.
  - Outils de classement : GED, bases de données, dossiers partagés.
  - Bonnes pratiques d'indexation et de nommage des documents.

• Qualité de l'information interne et fiabilité des données

  - Critères de qualité de l'information : exactitude, complétude, actualité, pertinence.
  - Mise en place de procédures de validation et de mise à jour.
  - Sensibilisation aux risques liés à une information erronée ou obsolète.

• Optimisation des outils collaboratifs au service de l'info

  - Présentation et usage des outils collaboratifs (intranet, Teams, SharePoint).
  - Stratégies pour favoriser le partage et la co-construction de l'information.
  - Gestion des droits d'accès et de modification.

• Stratégie de diffusion de l'information aux usagers

  - Identification des besoins d'information des différents profils d'usagers.
  - Choix des canaux de diffusion adaptés (site web, portail, courrier, accueil physique).
  - Principes de clarté, simplicité et concision pour les messages publics.

• Accès facilité et transparence de l'information usager

  - Mise en place de FAQ, guides pratiques, fiches synthétiques.
  - Valorisation des démarches en ligne et simplification des parcours usagers.
  - Mesures pour garantir la transparence et la compréhension des décisions.

• Gestion de l'information sensible et protection des données

  - Identification des informations confidentielles ou personnelles.
  - Application des règles de sécurité et de confidentialité (RGPD).
  - Sensibilisation aux risques de fuite de données et cyber-sécurité.

• Archivage et cycle de vie de l'information

  - Règles d'archivage légal et réglementaire.
  - Gestion du cycle de vie de l'information : création, utilisation, conservation, destruction.
  - Solutions d'archivage numérique et physique.

• Évaluation de l'impact et de la satisfaction usager

  - Indicateurs de performance de la gestion de l'information (ex: taux de résolution, temps de réponse).
  - Méthodes de recueil de la satisfaction usager (enquêtes, formulaires, entretiens).
  - Analyse des retours et identification des axes d'amélioration.

• Communication efficace et approche expérientielle

  - Principes de la communication claire et accessible pour le public.
  - Conception de messages percutants et didactiques.
  - Intégration de l'expérience usager dans la conception des services d'information.

• Plan d'action pour une GI améliorée et pérenne

  - Élaboration d'un plan d'action personnalisé pour son service.
  - Priorisation des actions et définition des responsabilités.
  - Suivi et évaluation continue du dispositif de gestion de l'information.
  COMPETENCES: