Formation Optimiser la gestion documentaire et l'information pour les usagers
Maîtrisez l'organisation et l'amélioration de la gestion de l'information dans votre service. Simplifiez l'accès aux données pour les usagers. Découvrez les outils et méthodes pour optimiser la diffusion et l'archivage. Développez une communication transparente et efficace. Améliorez la satisfaction des usagers grâce à une information claire et accessible.
—Outils de classement : GED, bases de données, dossiers partagés.
—Bonnes pratiques d'indexation et de nommage des documents.
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Qualité de l'information interne et fiabilité des données
—Critères de qualité de l'information : exactitude, complétude, actualité, pertinence.
—Mise en place de procédures de validation et de mise à jour.
—Sensibilisation aux risques liés à une information erronée ou obsolète.
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Optimisation des outils collaboratifs au service de l'info
—Présentation et usage des outils collaboratifs (intranet, Teams, SharePoint).
—Stratégies pour favoriser le partage et la co-construction de l'information.
—Gestion des droits d'accès et de modification.
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Stratégie de diffusion de l'information aux usagers
—Identification des besoins d'information des différents profils d'usagers.
—Choix des canaux de diffusion adaptés (site web, portail, courrier, accueil physique).
—Principes de clarté, simplicité et concision pour les messages publics.
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Accès facilité et transparence de l'information usager
—Mise en place de FAQ, guides pratiques, fiches synthétiques.
—Valorisation des démarches en ligne et simplification des parcours usagers.
—Mesures pour garantir la transparence et la compréhension des décisions.
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Gestion de l'information sensible et protection des données
—Identification des informations confidentielles ou personnelles.
—Application des règles de sécurité et de confidentialité (RGPD).
—Sensibilisation aux risques de fuite de données et cyber-sécurité.
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Archivage et cycle de vie de l'information
—Règles d'archivage légal et réglementaire.
—Gestion du cycle de vie de l'information : création, utilisation, conservation, destruction.
—Solutions d'archivage numérique et physique.
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Évaluation de l'impact et de la satisfaction usager
—Indicateurs de performance de la gestion de l'information (ex: taux de résolution, temps de réponse).
—Méthodes de recueil de la satisfaction usager (enquêtes, formulaires, entretiens).
—Analyse des retours et identification des axes d'amélioration.
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Communication efficace et approche expérientielle
—Principes de la communication claire et accessible pour le public.
—Conception de messages percutants et didactiques.
—Intégration de l'expérience usager dans la conception des services d'information.
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Plan d'action pour une GI améliorée et pérenne
—Élaboration d'un plan d'action personnalisé pour son service.
—Priorisation des actions et définition des responsabilités.
—Suivi et évaluation continue du dispositif de gestion de l'information.
—COMPETENCES:
Le conseil de l'expert
L'un des objectifs pédagogiques clés de cette formation est de maîtriser les outils numériques de gestion de l'information pour améliorer la diffusion et l'archivage. Dans un environnement public où la transparence et l'accès à l'information sont cruciaux, cette compétence est indispensable pour garantir que les usagers reçoivent des informations précises et à jour. Les participants apprendront à utiliser des outils adaptés pour optimiser cette gestion.
Un défi majeur auquel les professionnels du secteur public sont souvent confrontés est la difficulté à structurer et à organiser efficacement les flux d'information. Beaucoup d'agents peinent à maintenir une documentation claire et accessible, ce qui peut entraîner des erreurs et des malentendus. Cette formation vise à surmonter cette problématique en proposant des méthodes éprouvées pour auditer et cartographier les flux d'information internes.
Ce qui différencie cette formation des autres approches est son orientation pratique et son ancrage dans les réalités du secteur public. Les modules abordent des cas concrets et des situations rencontrées quotidiennement par les agents, évitant ainsi les théories déconnectées. Les participants auront l'opportunité d'interagir avec des outils collaboratifs spécifiques et d'apprendre des stratégies de diffusion ciblées, favorisant ainsi une communication plus efficace avec les usagers.
Pour tirer le maximum de cette formation, je vous recommande de préparer des exemples de situations rencontrées dans votre service concernant la gestion documentaire. En partageant vos expériences et en posant des questions spécifiques, vous maximiserez les échanges et les apprentissages. Cette démarche proactive vous permettra non seulement d'intégrer les enseignements, mais aussi d'enrichir les discussions avec vos formateurs et vos pairs.
Pourquoi choisir cette formation en secteur public
🎯
Maîtrise des outils numériques
Apprenez à utiliser des outils numériques spécifiques pour améliorer la diffusion et l'archivage de l'information au sein de votre organisation.
📊
Audit et cartographie des flux
Réalisez un audit des flux d'information internes pour identifier les points d'amélioration et optimiser la gestion documentaire.
🔍
Qualité et fiabilité des données
Développez des compétences pour évaluer et garantir la qualité de l'information, essentielle pour la satisfaction des usagers.
💬
Communication transparente
Apprenez à développer une communication efficace qui renforce la confiance des usagers envers les services publics.
⚙️
Optimisation des outils collaboratifs
Découvrez comment optimiser les outils collaboratifs pour faciliter le partage d'information et améliorer la collaboration au sein des équipes.
📈
Stratégie de diffusion ciblée
Élaborez une stratégie de diffusion de l'information adaptée aux besoins des usagers, garantissant leur engagement et leur satisfaction.
Compétences acquises
Optimiser l'organisation de l'information interne
Auditer les flux d'information, structurer les données métier du service, et mettre en œuvre des systèmes de classement et d'archivage efficaces, pour une meilleure accessibilité et fiabilité des informations.
Améliorer la diffusion de l'information usager
Concevoir des stratégies de communication claires et adaptées aux besoins des usagers, en sélectionnant les canaux pertinents pour simplifier l'accès et la compréhension des démarches et informations publiques.
Maîtriser les outils numériques de gestion de l'information
Utiliser et paramétrer les outils collaboratifs, GED et bases de données pour faciliter le partage, la sécurisation et la mise à jour des informations, en respectant les cadres légaux (RGPD).
Évaluer et piloter la qualité de l'information
Mettre en place des indicateurs de qualité et de satisfaction usager, analyser les retours pour ajuster et améliorer continuellement les processus de gestion et de diffusion de l'information du service.
Public, prérequis et modalités
Public visé
Agents et cadres fonction publique
Directeurs de service
Chargés de communication
Gestionnaires de documentation
Prérequis
Aucun prérequis spécifique. Cette formation est ouverte à tous les professionnels du secteur public intéressés par l'amélioration de la gestion documentaire et de l'information.
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue à travers les exercices pratiques et les discussions
Soutenance finale pour présenter un projet de mise en œuvre des connaissances acquises
Feedback régulier pour ajuster les contenus et les méthodes en fonction des besoins des participants
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
« Suite à la formation, un agent a réorganisé le classement des documents pour améliorer l'accès à l'information pour les usagers. »
« Un participant a mis en place des procédures de validation des données, garantissant ainsi la fiabilité de l'information diffusée. »
Questions fréquentes
- Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques courants.
- Comprendre les enjeux de la gestion de l'information en administration.
- Disposer d'une expérience professionnelle en service public ou parapublic.
- Un ordinateur portable personnel (PC ou Mac) avec une connexion internet stable.
- Les logiciels bureautiques installés (Pack Office ou équivalent).
- Un casque audio avec microphone pour les interactions.
5 tests d'évaluation sont proposés à l'apprenant en fin de formation pour connaître son niveau sur chaque compétences visées.
Plateforme et contenus e-learning à disposition.
Test de positionnement Quizz &
Evaluations
Nous vous recevons lors d’un rendez-vous d’information préalable gratuit et confidentiel en visioconférence pour analyser vos besoins et co-construire votre parcours personnalisé.
Chaque demande s’accompagne de la remise d’une convention ou d’un contrat précisant l’ensemble des informations relatives à la formation (Tarifs, calendrier, durée, lieu…). Ce contrat/convention sera transmis électroniquement par email.
A partir de l’accord de prise en charge par le financeur sollicité, le bénéficiaire peut démarrer sous un délai de 11 jours ouvrés.
Si vous financez votre parcours de formation par vos propres moyens, alors le délai d'accès est immédiat. Vous pouvez entrer en formation tout au long de l’année.
♿️ Nous accueillons les personnes en situation de handicap. Les conditions d’accessibilité aux personnes handicapées sont inscrites sur le site imi-education.fr, rubrique Accessibilité.
Saskia Cazettes
Pour tout renseignement : 07 80 91 06 14 / saskia.c@imi-executive-solutions.com
23 mars 2026
La formation alterne apports théoriques, mises en situation pratiques et échanges entre participants. Chaque concept est directement appliqué via des exercices concrets et des cas réels.
Oui, chaque participant reçoit un support de cours complet (format numérique et/ou papier) qu'il peut conserver à l'issue de la formation.
Certaines de nos formations sont éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF). Consultez la fiche formation ou contactez-nous pour vérifier l'éligibilité.
Plusieurs dispositifs de financement existent : CPF, OPCO, plan de développement des compétences, financement individuel. Notre équipe peut vous accompagner dans vos démarches.
Oui, notre équipe reste disponible pour toute question post-formation. Vous bénéficiez également d'un accès à nos ressources en ligne pendant 6 mois après votre parcours.
Nous allons présenter les principaux outils de gestion de l'information tels que les plateformes de gestion de contenu, les systèmes de gestion de document, les outils de collaboration et les solutions d'archivage.
Vous serez accompagné d'un formateur expérimenté qui vous guidera tout au long de la formation. Vous pourrez également échanger avec les autres participants pour partager vos expériences et vos bonnes pratiques.
La formation en ligne offre une grande flexibilité et permet de suivre la formation à son propre rythme. Vous pourrez également accéder à des ressources supplémentaires et des outils de soutien pour améliorer vos connaissances.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
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